Excel
Reisekostenrechner 2025
Redaktion der Steuerprofis
Zielgruppe
Reisekostenabrechner und Mitarbeiter kleiner und mittlerer Unternehmen, die regelmäßig Geschäftsreisen unternehmen oder abrechnen
Typische Fragen, die der Rechner beantwortet
Welche Mitarbeiter waren wann auf Dienstreise?
Welches Ziel hatte die Reise, und handelte es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise?
Welche Belege wurden eingereicht (z. B. Reisekosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten)?
Welche Reisekostenpauschalen gelten für das jeweilige Land bzw. die jeweilige Region?
Welche Beträge sind steuerlich absetzbar und in welcher Form erstattungsfähig?
Anwendung: Schritt für Schritt
Die Arbeit mit dem Rechner beginnt mit dem Arbeitsblatt „Stammdaten“, in dem die Mitarbeiter und die verschiedenen Belegarten erfasst werden. Das Blatt „Pauschalen“ enthält alle gesetzlich gültigen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen – sowohl für Inlands- als auch Auslandsreisen.
Für die eigentliche Abrechnung wechselst du in das Arbeitsblatt „Eingaben“. Dort wählst du den betreffenden Mitarbeiter aus und trägst alle reisebezogenen Daten ein.
Auf Basis dieser Eingaben erstellt das Arbeitsblatt „Berechnung“ automatisch eine vollständige Reisekostenabrechnung inklusive Pauschalbeiträgen und tatsächlicher Ausgaben. Dabei wird auch die steuerliche Behandlung der verschiedenen Positionen berücksichtigt.
Achte bei der Eingabe von Auslandsreisen darauf, das Reiseziel exakt anzugeben – viele Länder sind mit unterschiedlichen Pauschalen nach Region oder Stadt unterteilt. Nutze außerdem die Stammdatenerfassung, um Eingabezeit zu sparen. Der integrierte Aufbau des Rechners ermöglicht auch eine nachträgliche Prüfung von Reisekostenabrechnungen – ideal für interne Kontrollzwecke oder externe Prüfungen.