Antwort: Die klare Antwort: Ein Ausdruck der E-Rechnung ist aus rechtlicher Sicht nicht notwendig und ersetzt auch keinesfalls das Original. Denn bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung das maßgebliche Dokument. Die menschenlesbare Ansicht – etwa ein PDF – dient nur der Orientierung. Zur Archivierung reicht ein Ausdruck keinesfalls aus.
Gesetzlich vorgeschrieben ist die elektronische und unveränderbare Speicherung, wie es die GoBD fordern. Auch klassische Buchungsvermerke wie das Eingangsdatum, die Kontierung oder der Vermerk „bezahlt am …“ gehören nicht mehr auf das Dokument selbst. Diese Informationen werden heute im System – zum Beispiel in der Buchhaltungssoftware oder einem Dokumentenmanagementsystem – erfasst. Dabei lässt sich das Eingangsdatum meist automatisch festhalten. Kontierung und Zahlungsstatus werden im digitalen Prozess dokumentiert.
Wichtig ist nicht die äußere Form, sondern die lückenlose Nachvollziehbarkeit
Verbindliche Vorgaben zur technischen Umsetzung gibt es nicht – die Ausgestaltung bleibt dem Unternehmen überlassen. Entscheidend ist, dass die Anforderungen aus den GoBD, § 14b UStG und § 147 AO erfüllt werden. Du solltest außerdem eine Verfahrensdokumentation anlegen, in der du Abläufe wie