Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Alle inländischen Unternehmer müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 1. Januar 2026 dürfen Rechnungen über B2B-Umsätze grundsätzlich nur noch elektronisch ausgestellt werden – es sei denn, es greift eine der Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 39 UStG n. F.).
Das neue BMF-Schreiben erläutert, wie § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG künftig auszulegen ist, und konkretisiert zahlreiche technische und organisatorische Fragen. Im Fokus stehen dabei:
- die Definition des zulässigen Rechnungsformats
- die rechtssichere Übermittlung
- Sonderfälle wie Vertragsdokumente oder Anzahlungsrechnungen sowie
- Aufbewahrungspflichten und Vorsteuerabzug.
Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Damit sind reine PDF-Rechnungen, gescannte Papierdokumente oder E-Mail-Anhänge ohne strukturierte Daten ausdrücklich keine E-Rechnungen mehr. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Rechnungssoftware das vorgeschriebene Datenformat – etwa XRechnung oder ZUGFeRD – unterstützt, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Diese Formate sind prüfungssicher
Das BMF bestätigt erneut, dass XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.2.0 den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sofern die XML-Daten vollständig strukturiert und verarbeitbar sind.