Antwort von Maik Czwalinna:
Das ist eine wichtige Frage, denn sie betrifft die Beweiskraft deiner Buchführung und damit die Frage, ob das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die Besteuerungsgrundlagen schätzen darf.
Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF, Schr. v. 28.11.2019, Az.: IV A 4 – S 0316/19/10003 :001) ist das sogenannte ersetzende Scannen grundsätzlich zulässig. Allerdings musst du bestimmte Bedingungen erfüllen, damit die gescannten Unterlagen bei einer Betriebsprüfung genauso anerkannt werden wie deine Papieroriginale.
Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) haben hierzu Hinweise und eine Muster-Verfahrensdokumentation erarbeitet, die sich eng an den Vorgaben der GoBD orientieren (Hinweise der BStBK und des DStV zum ersetzenden Scannen, abrufbar unter www.betriebsausgaben.org). Diese geben dir wertvolle praktische Hilfestellungen, wie du beim Scannen vorgehen musst, damit du die Originalbelege anschließend vernichten kannst. Ziel ist es, dass deine elektronischen Dokumente genauso zuverlässig, vollständig und fälschungssicher sind wie die ursprünglichen Papierdokumente.