Geheimakte: Betriebsausgaben

Musst du als Unternehmer oder einer deiner Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen vereisen, entstehen deinem Unternehmen kosten. Das können beispielsweise Kosten für die Unterbringung, die Verpflegung oder die Fahrtkosten sein. Lass dir oder deinem Mitarbeiter alle Kosten durch Rechnungen bescheinigen. Sie sind bei dir nämlich eine Betriebsausgabe.

Nutzt du für eine Dienstreise deinen privaten Pkw und nicht einen Firmenwagen, kannst du regelmäßig die vom Fiskus festgesetzten 0,30 € je Entfernungskilometer (Motorrad, Moped etc. = 0,20 €) als Werbungskosten ansetzen oder deinem Unternehmen als Nutzungsentgelt in Rechnung stellen. Weniger bekannt ist, dass du statt der 0,30 € selbst anhand deiner Gesamtkosten einen individuellen Kilometersatz für deine Dienstreisen errechnen kannst. Eine Vergleichsrechnung kann sich für dich lohnen. Schritt 1: Berechne zunächst alle Kosten für dein Fahrzeug einschließlich Abschreibungen für das entsprechende Kalenderjahr. Schritt 2: Dividiere die ermittelten Kosten durch die von dir im Jahr gefahrenen Kilometer. Schritt 3: Multipliziere die €-Angabe pro Kilometer mit der Anzahl der dienstlich gefahrenen Kilometer. Das Ergebnis kannst du steuerlich geltend machen.

Üblicherweise gibt man in einem Restaurant oder einer Gastwirtschaft dem Kellner ein Trinkgeld. Diese Trinkgelder kannst du als Betriebsausgabe geltend machen, wenn du folgende 4 Punkte beachtest: 1. Das Trinkgeld ist durch ein Geschäftsessen oder Ähnliches veranlasst. 2. Der Empfänger des Trinkgeldes quittiert dir den Erhalt desselben, z. B. auf der Bewirtungsrechnung. 3. Du erstellst dir über das Trinkgeld einen Eigenbeleg mit dem Namen des Kellners. 4. Das Trinkgeld wird direkt an den Kellner gezahlt.

Lädst du deine Geschäftsfreunde zu einem Abendessen im Restaurant ein, kannst du 70 % der Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen. Den Vorsteuerabzug kannst du aber zu 100 % ungekürzt vornehmen. Wichtig ist, dass du dir vom Wirt einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg ausstellen lässt.

1. Du darfst deinem Geschäftsfreund bzw. einem Nichtarbeitnehmer in einem Kalenderjahr zwar mehrere Geschenke machen. Alle deine Geschenke dürfen aber insgesamt nicht mehr als 50 € inklusive Umsatzsteuer betragen. 2. Du musst die Geschenke gesondert in deiner Buchführung aufzeichnen und den Namen des Beschenkten auf dem Einkaufsbeleg notieren. 3. Geschenke an deine Geschäftsfreunde sind bei diesen eine Betriebseinnahme, die du versteuern musst. Möchtest du dies verhindern, musst du eine Pauschalversteuerung nach § 37b EStG (30 %) vornehmen und den Beschenkten darauf hinweisen. Aber Achtung: Der Pauschbetrag zählt auch zu dem Geschenk!

Du kannst als Arbeitnehmer Umzugskosten als Werbungskosten absetzen, soweit sie durch einen beruflich veranlassten Umzug entstehen. Voraussetzung hierfür ist, dass die berufliche Tätigkeit für dich als Arbeitnehmer der auslösende Moment für den Umzug ist. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Fahrzeitverkürzung von mindestens einer Stunde arbeitstäglich erreicht wird. Private Gründe dürfen bei dir grundsätzlich nur eine untergeordnete Rolle spielen. Du musst die berufliche Veranlassung der Umzugskosten deinem Finanzamt gegenüber nachweisen.

Willst du, dass dein Arbeitnehmer an einer Fortbildungsmaßnahme teilnimmt, sind die Kosten eine Betriebsausgabe für dich, wenn die Bildungsmaßnahme im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse deines Unternehmens durchgeführt wird. Es kommt für den Arbeitnehmer nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Du musst die Übernahme vorher bzw. den Ersatz der Aufwendungen allgemein oder für die besondere Bildungsmaßnahme vor Vertragsabschluss schriftlich zugesagt haben.

Planst du mit deinen Arbeitnehmern einen Betriebsausflug, eine Weihnachtsfeier etc., kannst du die Kosten hierfür als Betriebsausgabe ansetzen bzw. bleiben diese bei deinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei, wenn du folgende Bedingungen erfüllen: Lohnsteuerfrei sind nur maximal 2 Veranstaltungen, eine dritte Veranstaltung ist immer lohnsteuerpflichtig. Du kannst aber selbst wählen, welche Veranstaltung steuerpflichtig sein soll. Die anderen beiden Veranstaltungen dürfen den Betrag von 110 € brutto pro Arbeitnehmer nicht übersteigen. Wird der Grenzbetrag nicht eingehalten, ist der übersteigende Betrag von dir als Sachbezug lohnsteuerlich zu berücksichtigen, der Vorsteuerabzug aus den für die Veranstaltung angefallenen Kosten entfällt vollständig

Du kannst deinen Arbeitnehmern monatlich Sachbezüge in Höhe von bis zu 50 € lohnsteuerfrei zugutekommen lassen. Im Rahmen der 50-€-Grenze sind z. B. begünstigt: Rabatte, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses von dritter Seite erhält, Gutscheine und Geldkarten bis 50 €, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, die unentgeltliche Bewirtung bei lohnsteuerpflichtigen Geschäftsleitungssitzungen, die Gewährung von Versicherungsschutz bei einer Kranken- oder freiwilligen Unfallversicherung, die Gewährung von Jobtickets im Rahmen einer Barlohnumwandlung und Sachgeschenke, etwa ein Buch oder eine CD, auch wenn diese ohne besonderes persönliches Ereignis des Arbeitnehmers gewährt werden. Die Aufwendungen für die Sachwerte sind bei dir eine Betriebsausgabe.

Du kannst deinen Arbeitnehmern Gelegenheitsgeschenke bzw. Aufmerksamkeiten von bis zu 60 € brutto pro Anlass machen. Im Gegensatz zu den Geschenken im Sinne des § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG handelt es sich hier nicht um einen Jahresbetrag. Fallen mehrere der unten genannten Anlässe bei deinem Arbeitnehmer an, ist für jeden Anlass eine Aufmerksamkeit von jeweils 60 € brutto möglich. Insbesondere diese Aufmerksamkeiten bleiben von der Lohnsteuer und Sozialversicherung befreit: Geburtstag, bestandene Prüfungen, Mitarbeiterjubiläum, Beförderung, Krankenbesuch, Verlobung, Hochzeit, Geburt des Kindes, Taufe, Kommunion oder Konfirmation.

E-Bikes sind heute ein modernes Transportmittel für Jung und Alt. Schaffst du ein E-Bike für deine betrieblichen Zwecke an, gehört es zu deinem Anlagevermögen. Die Anschaffungskosten kannst du wie folgt abschreiben: Über 7 Jahre nach der amtlichen AfA-Tabelle oder m bei Anschaffungskosten von maximal 5.000 € über 3 Jahre linear über einen GWG-Sammelposten (siehe dort) oder m bei Anschaffungskosten von nicht mehr als 1.000 € direkt als GWG im Jahr der Anschaffung.

Nutzt du einen E-Scooter in deinem Unternehmen, kannst du die Anschaffungskosten je nach Höhe entweder über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, als GWG im Jahr der Anschaffung oder innerhalb eines Sammelpostens abschreiben. Ladekosten und Reparaturkosten behandelst du als sofortige Betriebsausgabe.