Besonderheiten der E-Mail
Sieh dir auch die anderen Teile unserer Serie an:
Teil 1: GoBD verständlich gemacht: Deine Schritte zur rechtskonformen Buchführung
Teil 2: Das sind die aktuellen Modernisierungen der GoBD, die du kennen solltest
Die E-Mail ist im heutigen Geschäftswesen als digitales Kommunikationsmittel kaum noch wegzudenken. Doch wie sind E-Mails im Sinne der GoBD zu behandeln? Müssen du diese aufbewahren oder können du diese löschen? Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, welche Funktion die eingegangene E-Mail hatte. Hat die eingegangene E-Mail lediglich die Funktion eines Briefumschlags, weil du die eigentliche Information, den Handelsbrief oder die Rechnung im Anhang versendet hast, kannst du diese löschen. Ist die E-Mail aber selbst das Dokument, welches die Daten enthält, ist sie aufbewahrungspflichtig.
Besonderheit elektronische Bankkonto-Auszüge
Du nimmst am Homebanking teil? Dann musst du deine elektronischen Kontoauszüge wie die elektronischen Rechnungen behandeln. Dabei musst du gewährleisten, dass die Speicherung der elektronischen Kontoauszüge in einem unveränderbaren System erfolgt. Es reicht nicht aus, den Ausdruck auf Papier aufzubewahren.